• Societate – avem nevoie de această informație pentru definitivarea documentației aferente relației contractuale.
• Email – pentru a putea comunica eficient.
• Telefon – pentru discutarea unor probleme aferente relației contractuale.
• Contract – în cazul în care între compania pe care o reprezentați și Compania relevantă se semnează un contract ce include și datele dumneavoastră cu caracter personal, acest document devine dată cu caracter personal.
• Documente de business (comenzi, devize, AWB-uri) – în cazul în care între compania pe care o reprezentați și Compania relevantă au loc schimburi de documente de business ce includ și datele dumneavoastră cu caracter personal, aceste documente devin date cu caracter personal.

În temeiul interesului legitim al Companiei relevante de a gestiona eficient relația cu compania pe care o reprezentați:

• Nume și prenume – avem nevoie de aceste date pentru a vă putea personaliza adresarea și pentru a vă identifica corect în sistemele informatice ale Companiei relevante.
• E-mail – adresa de e-mail o folosim pentru a comunica cu dumneavoastră.
• Telefon – numărul de telefon îl folosim pentru a vă comunica diverse oportunități de activități de comunicare.
• Istoria comunicărilor dintre dumneavoastră și angajații Companiei relevante – aceste date sunt folosite de persoanele angajate ale Companiei relevante implicată în relații de business cu compania pe care o reprezentați pentru a putea identifica și rezolva necesitățile dumneavoastră de business.
• Istoria activităților de business cu compania la care lucrați, în care sunteți și dumneavoastră implicat – aceste date sunt folosite de persoanele angajate ale Companiei relevante implicate în relații de business cu compania pe care o reprezentați pentru a putea identifica și rezolva necesitățile dumneavoastră de

business.

• Company / organization – we need this information to finalize the documentation related to the contractual relationship.
• Email address – to communicate efficiently.
• Phone number – to discuss issues related to the contractual relationship.
• Contract – where a contract is signed between the company you represent and the Relevant Company and it includes your personal data, that document becomes personal data.
• Business documents (orders, estimates/quotes, waybills) – where business documents exchanged between the company you represent and the Relevant Company include your personal data, those documents become personal data.

On the legal basis of the Relevant Company’s legitimate interest in managing the relationship with the company you represent efficiently:

• First name and last name – we need this data to personalize our communication and to correctly identify you in the Relevant Company’s IT systems.
• Email address – we use your email address to communicate with you.
• Phone number – we use the phone number to communicate various business opportunities.
• History of communications between you and the Relevant Company’s employees – used by the Relevant Company’s employees involved in business relations with the company you represent to identify and address your business needs.
• History of business activities with the company you work for, in which you are also involved – used by the Relevant Company’s employees involved in business relations with the company you represent to identify and address your business needs.

4. Ce facem cu ele

Datele dumneavoastră personale sunt prelucrate în cadrul Companiei relevante situată în România. Găzduirea și stocarea datelor dumneavoastră are loc în Europa la Microsoft Ireland Operations Limited, companie ce acționează în calitate de persoană împuternicită pentru Compania relevantă, oferind serviciile Microsoft 365 de gestiune a documentelor și a comunicărilor electronice precum și sistemul CRM Microsoft Dynamics 365.

Datele dumneavoastră personale sunt prelucrate și de către compania Orange România ce acționează în calitate de

4. What we do with the data

Your personal data is processed within the Relevant Company located in Romania. Hosting and storage of your data take place in Europe at Microsoft Ireland Operations Limited, which acts as a processor for the Relevant Company, providing Microsoft 365 services for document management and electronic communications, as well as the Microsoft Dynamics 365 CRM system.

5. How long have we kept personal data

Personal data included in accounting and financial documents, or in documents attached to accounting and financial documents, will be retained for 10 years, based on the Relevant Company’s legitimate interest in complying with the provisions of the applicable Fiscal Code and to demonstrate the accuracy of its fiscal and consultancy operations. After 10 years, such data will be destroyed.

Personal data stored in the Relevant Company’s IT systems will be kept for 10 years, based on Relevant Company’s legitimate interest in demonstrating the correctness of fiscal and business operations, after which it will be anonymized.

Datele cu caracter personal care sunt cuprinse în documentele financiar-contabile sau în documente care se anexează documentelor financiar-contabile, vor fi păstrate 10 ani conform interesului legitim al Companiei relevante de a se conforma atât dispozițiilor Codului Fiscal aflat în vigoare cât și de a demonstra corectitudinea operațiunilor sale fiscale și de consultanță. După 10 ani aceste date vor fi distruse.

Datele cu caracter personal din sistemele informatice ale Companiei relevante vor fi ținute 10 ani în temeiul interesului legitim al Companiei relevante de a demonstra corectitudinea operațiunilor fiscale și de business, după care vor fi anonimizate.

6. Care sunt drepturile dumneavoastră?

Dacă aveți motive să credeți că orice date personale pe care le deținem despre dumneavoastră sunt incorecte sau incomplete, aveți dreptul să solicitați să vedeți aceste informații, să le rectificați sau să cereți să fie șterse, să solicitați restricționarea prelucrării sau să vă opuneți prelucrării și de asemenea aveți dreptul la portabilitatea datelor. Pentru exercitarea acestor drepturi vă rugăm să ne contactați la dataprotection.romania@grupobimbo.com

Dacă doriți să înaintați o plângere legată de modul în care v-am procesat datele personale, contactați responsabilul cu protecția datelor la următoarea adresa de e-mail dataprotection.romania@grupobimbo.com

Responsabilul cu protecția datelor va lua legătura cu dumneavoastră pentru a rezolva problema ridicată.

De asemenea puteți contacta Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter personal la www.dataprotection.ro și puteți depune o plângere la ei.

6. What are your rights?

If you have reasons to believe that any personal data we hold about you is incorrect or incomplete, you have the right to request access to this information, to rectify it or request its deletion, to request restriction of processing or to object to processing, and you also have the right to data portability. To exercise these rights, please contact us at: dataprotection.romania@grupobimbo.com

If you wish to lodge a complaint about how we have processed your personal data, please contact the Data Protection Officer at: dataprotection.romania@grupobimbo.com. The Data

Protection Officer will get in touch with you to resolve the issue raised.

You may also contact the Romanian National Supervisory Authority for Personal Data Processing at www.dataprotection.ro and file a complaint with them.